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Décrire les postes et évaluer les besoins en ressources
La clarification des rôles et des contributions permet de faciliter la réponse aux questions clés :

  • Combien de personnes dans quels métiers et pour faire quoi ?
  • Qui fait quoi ?
  • Qui est responsable de quoi ?
  • Sur quoi se fondent les évaluations et les appréciations ?
  • Comment la stratégie se décline-t-elle à tous les niveaux ?
  • Comment définir des objectifs en ligne avec la stratégie ?
  • Comment faire face aux surcharges d’activités ?
  • Comment mieux définir ses priorités ?

Processus Auto Description     En mode Formation Action Top Down
Réunion de groupes de 5 à 10 personnes par niveaux hiérarchiques en commençant par le haut.
En une séance de 4h pour un groupe de 5/6 personnes :

  • Explication d’une méthode de description de postes,
  • Description en séance, par les participants, de ses propres responsabilités,
  • Les productions de chacun sont partagées avec l’auditoire,
  • Affinage, collectivement, de la description de poste de chaque participant.
  • Puis chaque participant valide sa description de poste avec son N+1,
  • Lorsque tous les collaborateurs ont été formés et ont chacun produit leur propre DP : organisation d’une réunion au sein de chaque équipe avec les N et N-1 pour mettre en cohérence les DP de toute l’équipe.

Avantages : 100% participatif et appropriation forte des résultats
Inconvénient : Mobilise les équipes deux fois 1/2 journée sur 6 mois.


Processus Partagé     En mode Processus
En collaboration avec la DRH :

  • Création d’un répertoire des activités regroupant toutes les activités produites au sein de l’entreprise, classées en ordre alphabétique,
  • L’annuaire est communiqué à tout le personnel accompagné d’un questionnaire,
  • Chacun « pick » les activités qu’il déclare être celles qu’il pratique dans l’exercice de son métier vs  temps passé sur chacun d’elles,
  • Collecte de l’ensemble des réponses et analyse.

Nous construisons des « profils de postes » sur la base des réponses, complétés par la liste des « résultats permanents attendus » de chaque poste (vus par la DRH et sur la base de la réinterprétation des listes d’activités).
Ainsi nous produisons les descriptions de postes constituées de listes de résultats permanents attendus (en partenariat avec la DRH et les collaborateurs). Ces documents constituent alors les DP qui sont communiquées aux responsables hiérarchiques pour validation.

Avantages : Maîtrise du résultat vs organisation de l’entreprise, rapide, produit un outil d’organisation très efficace et simple à maintenir.
Inconvénients : semi-participatif


L’exercice de description de poste est souvent vécu comme au mieux comme « un mal nécessaire » et souvent comme chronophage par les opérationnels.
La recommandation de Skill & Service est d’’appliquer le mode « Processus Partagé » partagé qui permet à la DRH de se positionner comme «  Apporteur de solution » et donc Business Partner, et focaliser ses efforts sur l’aide apportée aux opérationnels pour améliorer sensiblement :

  • La clarification des rôles actuels,
  • Se mettre en situation de faire évoluer les organisations de leurs unités sur une base « FACTUELLE »,
  • Améliorer rapidement le management de la performance par une meilleure acceptation des rôles et donc des Objectifs individuels et d’équipes.

jobdesign-composants

L’écart total entre rôle attendu et rôle réellement tenu exprime la performance de l’organisation

Rôle attendu : rôle tel que résultant de l’analyse fonctionnelle ou des processus de l’entreprise. Il exprime la volonté de la direction et l’organisation explicite du travail : celle qui est représentée dans les organigrammes.
Rôle compris : rôle compris par les titulaires de poste, il résulte de la qualité de la communication entre responsable hiérarchique et titulaires de postes.
Rôle accepté : rôle accepté par le titulaire ; il résulte de paramètre d’ordre psychologique. Il reflète l’organisation implicite du travail, celle qui renvoie à la motivation et aux rapports de pouvoir.
Rôle tenu : rôle réellement tenu ; il résulte de l’efficacité individuelle et collective.

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Notre solution informatique de création et gestion des définitions de fonction : http://www.jobdesign.fr


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